I. Alcance
El Código de Conducta está destinado a asegurar el adecuado funcionamiento de las normas, valores y El presente Código de Conducta está destinado a asegurar el adecuado funcionamiento de las normas, valores y reglas de conducta aprobadas por MAQUISISTEMA; siendo de observancia obligatoria para los directores, gerentes y colaboradores de MAQUISISTEMA. Ningún director, gerente o colaborador firmante puede argumentar el desconocimiento del presente código de MAQUISISTEMA para justificar las infracciones que por acción u omisión pudiera cometer.
II. Valores
Este Código de Conducta está basado en los valores éticos, que se describen a continuación:
- Confianza:
Con el Cliente: Brindaremos con claridad y precisión los datos, información, compromisos y lineamientos de los productos y servicios que requiere el cliente. Esto será la base para la construcción de una relación de confianza mutua y duradera.
Con el Colaborador: Tenemos la iniciativa de superación permanente en la ejecución de nuestras funciones y en la obtención de mejores resultados, pues ello genera confianza a la organización, al cliente y a nuestro equipo.
- Hospitalidad:
Con el Cliente: Los colaboradores brindaremos a nuestros clientes una experiencia de servicio cuya recordación sea la amabilidad y la correcta asesoría sobre los sueños en bienes y servicios que ofrece Maquisistema.
Con el Colaborador: Somos un equipo orientado a crear ejemplo en otros: actitud de servicio, puntualidad, trato justo y equitativo con respecto a las normas organizacionales.
III. Principios Éticos: Normas Generales de Conducta
Todas las personas que integran MAQUISISTEMA en el ejercicio de sus obligaciones tendrán en cuenta las siguientes Normas Generales de Conducta:
- Equidad:
Otorgar un tratamiento igualitario a los asociados en la administración de los Fondos Colectivos, actuando imparcialmente, brindando a los asociados las mismas condiciones y oportunidades, y evitando cualquier acto, conducta, práctica u omisión que pueda resultar beneficioso o perjudicial para algunos de ellos.
- Prioridad de intereses:
Privilegiar en todo momento los intereses de los Fondos colectivos administrados y de sus Asociados sobre sus propios intereses, los de los vinculados, su persona o terceros.
- Reserva de información:
Mantener absoluta reserva de la información a la que se tuviese acceso y de aquella información relativa a los Asociados; sin perjuicio del cumplimiento de las normas para la prevención del lavado de activos y financiamiento del terrorismo. Asimismo, deben abstenerse de utilizar la información a la que han tenido acceso para fines distintos para los que fueron obtenidos.
- Competencia:
Disponer de recursos idóneos y necesarios, así como de los procedimientos y sistema adecuados para desarrollar eficientemente sus actividades vinculadas a la administración de Fondos Colectivos.
- Honestidad, cuidado y diligencia:
Desempeñar sus actividades con honestidad, así como con el cuidado y diligencia debidos en el mejor interés del Fondo colectivo y sus Asociados, evitando actos que puedan deteriorar su confianza.
- Información a asociados:
Informar dentro del proceso de venta de Contratos, sobre los beneficios y riesgos que caracterizan a los Fondos Colectivos. Asimismo, se debe ofrecer a los asociados toda información que pueda ser relevante para la adopción de sus decisiones de suscripción de Contrato o elección del bien y/o servicio objeto del Contrato. Brindar información a los Asociados de manera clara, correcta, precisa, veraz, suficiente y oportuna.
- Objetividad y prudencia:
Actuar con rigurosidad profesional y moderación en la evaluación de los Asociados para ingresar a un Grupo, en la evaluación de las garantías presentadas para la entrega del bien, en la elección de la empresa aseguradora y otras que intervengan en los Fondos Colectivos.
- Observancia:
Cumplir con las normas que regulan el ejercicio de sus actividades, así como con sus propios procedimientos internos establecidos en los manuales correspondientes.
IV. Robo y Fraude
Cualquier robo o fraude cometido, sin importar la cuantía o naturaleza del bien, será investigado y se adoptará las medidas disciplinarias correspondientes.
V. Relacionamiento
- Relacionamiento con socios comerciales
Son socios comerciales los proveedores contratados directa o indirectamente, clientes, personas o empresas con las que se mantienen relaciones estratégicas y otros relacionados comercialmente. MAQUISISTEMA promueve que sus socios comerciales conozcan y adopten los valores y conductas descritas en este código.
- Relacionamiento con el gobierno
MAQUISISTEMA cumple con todas las leyes, normas y regulaciones vigentes en el país, respetando las instancias del ordenamiento jurídico. Mantiene con las autoridades, organismos reguladores y otras instituciones del Estado, relaciones basadas en principios de cooperación y transparencia, acatando sus decisiones y por ningún motivo tratar de favorecer a MAQUISISTEMA por medio de un ofrecimiento indebido.
VI. Conflictos de Interés
Un conflicto de interés se produce cuando los intereses personales de un colaborador o los intereses de un tercero compiten, en forma real, potencial o aparente, con los intereses de MAQUISISTEMA.
Siempre que sea posible, los colaboradores deberán evitar los conflictos de interés.
Los colaboradores de MAQUISISTEMA deberán reportar cualquier situación de conflicto de intereses a su Gerente quien se encargará de tomar las acciones y decisiones del caso dando posterior cuenta al Gerente General.
VII. Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo (LA/FT)
- Principios
En el ejercicio de sus obligaciones las personas que integran MAQUISISTEMA tendrán en cuenta los siguientes principios en lo que les resulte aplicables:
Debida Diligencia: Ejercer sus funciones con responsabilidad, actuando con honestidad y probidad para el cumplimiento de normas y procedimientos destinados a la identificación de operaciones inusuales que pudieran estar relacionadas con actividades de lavado de activos o financiamiento del terrorismo.
Veracidad: Expresar la verdad en el ejercicio de sus actividades y cumplimiento de sus funciones dentro de la estructura organizativa de MAQUISISTEMA.
- Deber
Las personas que integran MAQUISISTEMA deben cumplir con los deberes establecidos en las normas para la prevención de lavado de activos y del financiamiento del terrorismo vigentes, poniendo especial diligencia en: Deber de Informar, Deber de Registro y Deber de reserva.
- Incumplimiento
Constituye falta o infracción sancionable cualquier acto u omisión que conlleve el incumplimiento a las normas y procedimientos del Sistema para la prevención del LA/FT de MAQUISISTEMA.
Las sanciones impuestas en el marco de lo establecido en este Código de Conducta por el incumplimiento de las normas y procedimientos del Sistema para la prevención del LA/FT de MAQUISISTEMA, no exime al Oficial de Cumplimiento de emitir el Reporte de Operación Sospechosa a la UIF-Perú sí del análisis de los hechos que motivaron la sanción y de cualquier otra evidencia relacionada pudiera presumir razonablemente que la persona sancionada está involucrada en una operación sospechosa de lavado de activos o de financiamiento del terrorismo.
VIII. Gestión Integral de Riesgos
MAQUISISTEMA, posee un Sistema de Gestión Integral de Riesgos identifica y da respuesta a eventos (incidentes) negativos, tanto internos como externos a la organización, que puedan afectar o impedir el logro de los objetivos de la empresa.
Dentro de la Gestión Integral de Riesgos de MAQUISISTEMA, está la Gestión del Riesgo Operacional. Los riesgos operacionales son originados por procesos internos, personas, tecnología o eventos externos a la organización, los cuales pueden ocasionar eventos de pérdida monetaria.
El Sistema de Gestión Integral de Riesgos que posee MAQUISISTEMA abarca también a la Gestión de Seguridad de la Información y Ciberseguridad y la Gestión de Continuidad del Negocio.
Por tanto, es de vital importancia la participación y compromiso de cada colaborador en el cumplimiento de sus responsabilidades.
IX. Protección de datos personales y manejo de la información
Maquisistema cuenta con lineamientos que serán de aplicación tanto para el tratamiento de los datos de carácter personal que figuren registrados en soportes físicos y electrónicos de la organización, así como para el tratamiento del manejo de información, de acuerdo a lo señalado en la Política de Privacidad (publicada en la web www.maquisistema.com.pey en la intranet de la empresa), y el Plan de Seguridad de Información y Ciberseguridad que posee MAQUISISTEMA (publicada en la intranet).
X. Principios Anticorrupción
Todo personal debe tener conocimiento de la Política Modelo de Prevención de Delitos de Corrupción implementados en MAQUISISTEMA, así como de su cumplimiento; ésta se encuentra en la Intranet y en la web de la organización (www.maquisistema.com.pe).Los Principios Anticorrupción contenidos en la Política deben regir su comportamiento diario en el desarrollo de sus funciones.
- Ante los actos de Soborno (cohecho activo), Colusión y Tráfico de Influencias:
- MAQUISISTEMA no tolera ningún acto de corrupción, por tanto, todos los colaboradores se comprometen a conducir las operaciones de la organización de manera transparente e íntegra.
- MAQUISISTEMA prohíbe a sus colaboradores, directores y socios comerciales solicitar sobornos, pagos de facilitación de trámites y otros pagos irregulares a funcionarios públicos (cohecho activo) o a terceros; aceptar cualquiera de los mencionados anteriormente por parte de funcionarios públicos (colusión), u ofrecer donativos o promesas a funcionarios públicos (tráfico de influencia) con el objeto de acelerar trámites administrativos o brindar alguna ventaja o derecho a MAQUISISTEMA.
- En cualquiera de estos casos, el colaborador debe reportarlo a su jefe inmediato y denunciar el hecho a través del Canal de Denuncia que posee la organización.
- Por Contribuciones Humanitarias y Políticas
En caso MAQUISISTEMA realice contribuciones éstas serán únicamente con motivos humanitarios o en beneficio del bien común y cuyos resultados se vean reflejados en el bienestar de la comunidad.
MAQUISISTEMA no ofrece contribuciones a ningún partido político ni a personas relacionadas a un partido o político.
- Por Regalos, Atenciones y Dádivas
MAQUISISTEMA prohíbe a los colaboradores y directores ofrecer, dar y/o aceptar regalos a (de) Funcionarios Públicos.
- Ante los actos de Extorsión
Si un colaborador está siendo extorsionado con acciones desfavorables, poniéndose en peligro el bienestar y seguridad del personal, éste debe reportarlo a su jefe inmediato y denunciar el hecho a través del Canal de Denuncia que posee MAQUISISTEMA, quien reportará la situación a la autoridad competente.
- Para las Compras y Contrataciones
Es deber de cada colaborador que realice y gestione las compras y contrataciones tanto de contratistas, proveedores, intermediarios y socios comerciales de MAQUISISTEMA, asegurarse que todas las actividades y transacciones referentes a las funciones que realice(n), cuente(n) con la debida autorización para disponer con sus servicios, estén registrados correctamente y evaluados conforme a las políticas establecidas por la empresa.
XI. Seguridad
Los colaboradores de MAQUISISTEMA deben proteger los bienes de la organización y estar atentos a la posibilidad de daños, pérdidas, alteración, utilización impropia o robo de los activos. Si el colaborador o Los colaboradores de MAQUISISTEMA deben proteger los bienes de la organización y estar atentos a la posibilidad de daños, pérdidas, alteración, utilización impropia o robo de los activos. Si el colaborador o un tercero ha desarrollado, dentro del marco de sus funciones, algún software, una app, productos o alguna invención patentable, esto pertenece a MAQUISISTEMA, salvo se haya previsto una excepción expresa.
XII. Canal de Denuncia
MAQUISISTEMA cuenta con un canal de denuncia que se encuentra en la web de la empresa (www.maquisistema.com.pe), por el cual los colaboradores, proveedores, grupo de interés podrán realizar denuncias respecto al incumplimiento de la Política del Sistema de Prevención de Corrupción (soborno a funcionario público (cohecho activo), soborno de un funcionario público (colusión) y tráfico de influencias.
MAQUISISTEMA cuenta con un protocolo para la atención de las denuncias recibidas, lo cual involucra tanto la investigación como la absolución de las consultas que pudiesen provenir de éstas.
XIII. Reglas de Conducta
- Tanto los proveedores contratados directa o indirectamente, clientes, personas o empresas con las que se mantienen relaciones estratégicas y otros relacionados comercialmente con MAQUISISTEMA, deberán mantener una conducta acorde con el código de conducta y los valores de la organización.
- Tendrán presente, en todo momento durante su trabajo con la empresa, las normas, políticas y procedimientos vigentes de la organización.
- Tanto los proveedores contratados directa o indirectamente, clientes, personas o empresas con las que se mantienen relaciones estratégicas y otros relacionados comercialmente con MAQUISISTEMA deberán estar comprometidos con la mejora, el adecuado funcionamiento de la organización, del Sistema de Prevención de Lavado de Dinero y de Activos, de la Gestión Integral de Riesgos, de la Protección de Datos Personales y del Sistema de Prevención de Corrupción, cumpliéndose con los valores de MAQUISISTEMA.
